Autore: Walter Della Mora
Pubblicato il: 24 Gen 2022
Aggiornato il: 21 Ago 2023

Trattamento dati personali: di cosa si tratta?

Nella pratica tutte le aziende trattano dati personali

Secondo il GDPR, un “trattamento dati” è qualsiasi operazione applicata, con o senza processi automatizzati, a informazioni personali. Nell’elenco vanno quindi:

la consultazione
la raccolta
la registrazione
l’organizzazione
la strutturazione
la conservazione
l’adattamento o la modifica
l’estrazione
l’uso
la comunicazione
il raffronto o l’interconnessione
la limitazione
la cancellazione o la distruzione.

CHI EFFETTUA TRATTAMENTO DI DATI?

Un dato personale è qualsiasi informazione che consenta di identificare direttamente o indirettamente una persona. Nome e cognome sono pertanto dei dati personali.

Dal momento che la raccolta e la consultazione sono già due forme di trattamento, qualunque azienda tenga una rubrica dei suoi clienti o dei suoi collaboratori sta effettuando un trattamento di dati personali.

La dimensione dell’azienda è irrilevante pertanto, anche se si tratta di liberi professionisti o lavoratori autonomi, chiunque effettua un trattamento dati è tenuto a conformarsi al GDPR, assumendo il ruolo di “Titolare del trattamento”.

PERCHÉ É IMPORTANTE CONOSCERE COME TRATTIAMO I DATI?

L’obiettivo principale del GDPR è favorire la circolazione dei dati tutelando nel contempo i diritti e le libertà delle persone. Per raggiungere questo scopo impone, a chiunque effettua un trattamento di dati personali, di essere consapevole ci ciò che sta facendo. L’obbligo si espleta tramite la responsabilizzazione (accountability) del Titolare del trattamento. In pratica il titolare è tenuto a saper dimostrare, in qualsiasi momento, quali misure tecniche e organizzative ha adottato per ridurre al minimo i rischi per la persona cui i dati trattati si riferiscono.

L’unico modo per poter ottemperare a quest’obbligo è cominciare dallo studio dei trattamenti effettuati all’interno della propria organizzazione. Solo sapendo a quali rischi è sottoposto l’interessato al trattamento si può decidere quali misure tecniche e organizzative adottare.

Dopo aver analizzato i trattamenti si procede con i passaggi successivi, ciascuno dei quali contribuisce a creare un impianto privacy che sia funzionale per l’azienda e conforme al GDPR.

COME SI PROGETTA UN TRATTAMENTO DATI?

In teoria chiunque può progettare i trattamenti dati della propria organizzazione. Purtroppo molti, nell’ottica di risparmiare, optano per un “fai da te” basato sul copia/incolla, prendendo spunto da ciò che trovano sul web. Questo approccio generalmente non favorisce la responsabilizzazione del Titolare e in sede di controllo da parte degli organi ispettivi potrebbe portare a sanzioni ancor più pesanti.

Nella pratica, soprattutto per chi opera in settori che trattano dati sensibili, sono richieste competenze ed esperienza. Il consulente privacy è la figura da ricercare, dove previsto è opportuno incaricare anche un DPO.

Per chi non opera in contesti particolarmente delicati, è comunque consigliato appoggiarsi ad un esperto che provvederà a:

individuare gli eventuali punti di maggiore attenzione;
allestire l’impianto documentale necessario;
consigliare gli strumenti e le procedure più idonee per rendere sicuri i trattamenti dei dati;
formare il personale.

É fondamentale partire con il piede giusto predisponendo le misure necessarie. Non è obbligatorio stipulare contratti di assistenza né introdurre costi di gestione fissi. É però importante che il Titolare del trattamento abbia una figura competente di riferimento da poter consultare quando ce n’è il bisogno.

QUALE SOFTWARE USARE PER TRATTARE CORRETTAMENTE I DATI?

Lo strumento da adottare dipende fortemente dal contesto, dal tipo di dati e dall’operatività dell’azienda.

Possiamo però elencare alcune caratteristiche per guidare nella scelta del prodotto più adatto.

Per semplificare le procedure imposte dal GDPR, evitare gli errori e quindi risparmiare tempo, sarebbe opportuno utilizzare uno strumento informatico in grado di svolgere, in maniera automatica o semi-automatica, le seguenti attività:

consentire lo scambio di informazioni tra titolare e interessato solamente dopo che quest’ultimo ha preso visione dell’informativa privacy
rimuovere automaticamente dall’archivio aziendale tutti i dati le cui finalità di trattamento sono concluse e quelli per cui l’interessato ha revocato il consenso;
raccogliere e gestire le informazioni trattate in modo sicuro, consentendo l’accesso solamente alle persone autorizzate previa autenticazione;

A queste caratteristiche se ne aggiungono altre di natura tecnica quali:

crittografazione dei dati
pseudonimizzazione delle informazioni
accesso tramite autenticazione (a due fattori se necessario)

CONCLUSIONI

Il trattamento dei dati è il fondamento attorno al quale ruota l’intera gestione della privacy. Esserne consapevole e progettarlo correttamente è cruciale per operare in modo corretto e conforme al GDPR.

PersonalDOX è lo strumento software che abbiamo progettato per aiutare il titolare del trattamento a progettare e mettere in pratica i suoi trattamenti di dati. Nasce con lo scopo di rendere più semplici gli adempimenti previsti dalla normativa e lo scambio di documenti e dati personali con l’interessato.

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