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documenti cartacei tagliati in strisce

La distruzione dei documenti cartacei e digitali

Cosa comporta la distruzione dei documenti che contengono dati personali

Secondo il Regolamento Europeo per la Protezione dei Dati (GDPR), ogni trattamento di dati personali deve durare per un periodo di tempo limitato. Raggiunto il termine, l’azienda deve obbligatoriamente procedere alla distruzione dei documenti che contengono dati personali. Le informazioni in essi contenute non dovranno più essere recuperabili o associabili in qualsiasi modo ai relativi interessati.

Il periodo per la conservazione dei documenti può coincidere ad esempio con:

  • la conclusione di un obbligo di legge;
  • il raggiungimento delle finalità previste per il trattamento;
  • una esplicita e legittima richiesta da parte dell’interessato.

L’obiettivo della normativa è quello di ridurre al minimo i rischi di perdita dei dati che, nel caso finissero nelle mani sbagliate, potrebbero cagionare danni, anche gravi, alla persona fisica a cui si riferiscono.

Ogni documento contenente dati personali (relativi a cliente, fornitori, dipendenti, collaboratori, ecc.), come lo sono ad esempio le mail personali, i numeri di telefono e i codici fiscali, deve seguire obbligatoriamente la procedura di distruzione e smaltimento individuata dalla normativa in materia.

Per legge, la responsabilità della distruzione dei dati personali ricade sull’azienda che li detiene.

Una violazione di tale obbligo mette il titolare dell’azienda davanti una triplice responsabilità:

  • Civile, ai sensi dell’art. 15;
  • Penale, ai sensi dell’art. 169, c.1;
  • Amministrativa, ai sensi dell’art. 160/162, c. 1/162, c. 3/164, c. 2/164, c. 3/164, c. 4.

LA DISTRUZIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI

Quello della digitalizzazione degli archivi è un processo già in corso da diverso tempo. Ad oggi sono ancora molti però gli enti pubblici, le aziende e i professionisti alle prese con un gran numero di documenti cartacei.

Lo smaltimento di un archivio cartaceo è un’operazione più complessa di quanto si possa pensare.
Richiede procedure specifiche e soprattutto tracciabili. Occorre fornire la certezza che i dati personali presenti nei documenti siano effettivamente cancellati o che sia impossibile ricondurli al soggetto a cui si riferivano originariamente.

Per distruggere i documenti cartacei ci sono due soluzioni.

1. Ricorrere al distruggidocumenti

Il distruggidocumenti è un dispositivo, facilmente reperibile sul mercato, che trita i fogli riducendoli in strisce. La dimensione delle strisce varia da modello a modello e deve essere scelta in base al livello di sicurezza da raggiungere. Questo può essere calcolato seguendo le linee guida della norma DIN 66399.

E’ una soluzione considerata “fai da te” e presenta le seguenti controindicazioni:

  • se c’è la necessità di distruggere un gran numero di documenti, l’operazione può risultare onerosa in termini di tempo;
  • non c’è la certezza che tutti i dati vengano effettivamente distrutti (la persona preposta in azienda potrebbe svolgere questa attività in maniera non consona);
  • alcune tipologie di documenti necessitano di specifiche procedure di smaltimento che vanno gestite adeguatamente.

 

Il materiale derivato da questo processo deve poi essere ritirato e trasportato da automezzi appositi presso un centro di smaltimento documenti autorizzato. Successivamente, è necessario farsi rilasciare una certificazione che attesti la corretta esecuzione di tutto il processo.

2. Rivolgersi ai professionisti del settore

Esistono aziende specializzate che offrono servizi di distruzione documenti cartacei, anche a domicilio. Alcune di queste possono prendere in carico la gestione dell’intero archivio, dalla conservazione alla distruzione. Garantiscono che i documenti da eliminare siano distrutti e smaltiti correttamente. La certificazione di tutto il processo evita alle aziende di incorrere nelle sanzioni.

Il rovescio delle medaglia sono naturalmente i costi del servizio, che vanno a gravare sul bilancio aziendale.

LA DISTRUZIONE DEI DOCUMENTI DIGITALI

Anche per la distruzione/cancellazione dei documenti digitali è richiesta l’adozione di adeguate misure tecniche. La semplice cancellazione di un file può infatti non portare alla sua rimozione definitiva dal supporto che lo contiene. Spesso, grazie a software appositi, è possibile “riesumare” tali files. Diventa quindi importante crittografare i documenti e utilizzare dei supporti che li frammentino impedendone la ricostruzione.

Anche in questo caso ci si può appoggiare ai professionisti del settore. Essi utilizzeranno tecniche e mezzi idonei e, a fine procedimento, rilasceranno una certificazione di avvenuta distruzione/cancellazione.

MEGLIO L'ARCHIVIO CARTACEO O QUELLO DIGITALE?

Sia dal punto di vista dell’archiviazione che della distruzione, gli archivi digitali vincono facilmente su quelli cartacei. Oltre a permettere la conservazione di moltissimi dati in uno spazio irrisorio, consentono la cancellazione a costi decisamente inferiori.

C’è però un rovescio della medaglia: i files sono immateriali e quindi duplicabili con gran semplicità. Per questo motivo diventa piuttosto facile dimenticare copie dei documenti in giro per l’archivio, soprattutto se è mal organizzato.

LA SELEZIONE DEI DOCUMENTI DA CANCELLARE

Al di là del tipo di supporto (cartaceo o digitale) e della modalità scelta per la distruzione, è fondamentale che a monte l’archivio documentale sia progettato con efficienza e ben organizzato. Questo è un aspetto importante che non va assolutamente sottovalutato.

Il passaggio che precede la distruzione è, inevitabilmente, quello della selezione. Un archivio aziendale mal gestito può portare a una selezione inefficiente. Come conseguenza può accadere che vengano cancellati dati che dovevano invece essere conservati, causando così danni di varia natura e livello di gravità.

CONCLUSIONI

Ogni trattamento dei dati dovrebbe essere progettato prima di essere attuato. Solamente l’adozione di strumenti efficienti e solide procedure interne consento la realizzazione di un archivio documentale ben organizzato. Disponendo di un tracciamento dettagliato e di una gestione intelligente dei dati durante tutta la loro permanenza in azienda (ovvero dalla generazione/acquisizione fino alla distruzione) l’azienda può proteggersi da errori e sanzioni.

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Approfondimenti

L’obbligo di cancellazione dei dati

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