Autore: Walter Della Mora
Pubblicato il: 29 Nov 2022
Aggiornato il: 21 Ago 2023

Digitalizzazione e dematerializzazione degli archivi

La digitalizzazione dei documenti è un percorso che tutte le aziende dovranno intraprendere

Sebbene si parli molto di dematerializzazione e di digitalizzazione degli archivi, ad oggi molte aziende e molti professionisti utilizzano ancora la carta come strumento principale per la raccolta e la conservazione delle informazioni.

Digitalizzare l’archivio aziendale è però una scelta vantaggiosa, sia dal punto di vista economico che dal punto di vista operativo. Si aggiungono inoltre i benefici per la sicurezza e la conformità alla privacy, qualora si stessero trattando dati personali.

DIFFERENZA TRA DIGITALIZZAZIONE E DEMATERIALIZZAZIONE

Spesso questi due termini vengono considerati sinonimi, in realtà tra di loro c’è una differenza.

Dematerializzazione

Dematerializzare significa prendere un documento analogico, come ad esempio un documento cartaceo, e crearne una copia digitale utilizzando uno strumento quale lo scanner.
Questo processo produce un’immagine del documento il cui contenuto generalmente non può essere manipolato come fosse un testo scritto direttamente al computer.

Alcuni software che utilizzano la tecnica detta OCR (Optical Character Recognition), ovvero Riconoscimento Ottico dei Caratteri, sono in grado di riconoscere le lettere di un’immagine e trasformarla in un testo. Utilizzandoli, se la qualità dell’immagine è sufficiente e il processo va a buon fine, il risultato sarà un file con le stesse caratteristiche testuali di un documento digitato direttamente al computer.

Gli scanner moderni spesso sono corredati da un software che, con un unico processo, dematerializza e trasforma il documento in un pdf con contenuti testuali.

Digitalizzazione

Digitalizzare significa produrre ed elaborare un dato direttamente in forma digitale.

Per comodità, quando si parla di documento digitale, si tende a rappresentarlo con il classico foglio A4 contenente testo digitato tramite un qualsiasi editor. In realtà, il più delle volte, un documento digitale porta con sé molte informazioni aggiuntive rispetto a quelle che si possono vedere sullo schermo.

La digitalizzazione comprende anche tutti quei dati, prodotti da macchine e processi, che non sono direttamente rappresentabili sullo schermo in quanto richiedono un processo di elaborazione aggiuntivo.

PERCHÉ L’ARCHIVIO CARTACEO È ANCORA MOLTO UTILIZZATO?

Generalmente i motivi che stanno alla base di questa resistenza sono:

la necessità di soddisfare un’abitudine consolidata;
il timore del cambiamento;
la necessità di avere le informazioni su un supporto tangibile;
la diffidenza verso gli strumenti tecnologici;
la mancanza delle competenze necessarie a utilizzare gli strumenti tecnologici;

la scarsa comprensione dei rischi e delle misure di sicurezza da adottare con i documenti digitali.

Per quanto sia comprensibile che ciascuno preferisca muoversi in ambiti noti e con procedure già consolidate, questo è uno dei casi in cui abbandonarsi alla consuetudine, può avere conseguenze rilevanti sul proprio business. Se i dati gestiti sono anche di natura personale, le conseguenze possono ricadere anche sulla sicurezza dei propri clienti, dipendenti e collaboratori.

BUONI MOTIVI PER ABBANDONARE L’ARCHIVIO CARTACEO

Ecco alcune argomentazioni per stimolare una rivalutazione della propria strategia di archiviazione documentale:

se i documenti cartacei non vengono archiviati in luoghi idonei, potrebbe verificarsi un deterioramento precoce della carta o dell’inchiostro tale da compromettere, nel momento del bisogno, la consultabilità delle informazioni;
eventi eccezionali imprevisti – come ad esempio incendi, infiltrazioni d’acqua, roditori, etc.. – potrebbero compromettere l’integrità dei documenti;

se l’archivio non è stato opportunamente organizzato, la ricerca dei documenti può diventare lunga e onerosa;
la manutenzione dell’archivio, ai fini degli obblighi previsti dal GDPR in relazione ai tempi di conservazione, è più onerosa in quanto deve essere fatta con precisione e periodicità;
creare un backup dell’archivio cartaceo è oneroso sia per l’azienda (carta, toner, stampante, locali) che per l’ambiente;
la condivisione e l’accesso ai dati, soprattutto ora che siamo nell’epoca del mobile e dello smarth working, è notevolmente limitata.

COSTI E RISCHI DELL’ARCHIVIO CARTACEO

La digitalizzazione degli archivi ha un impatto positivo sulle persone, sull’ambiente, sull’efficienza della propria attività ma anche sui costi aziendali.

Il costo di gestione di un archivio in vecchio stile è difficile da stimare, perché costituito da piccole perdite frazionate in diversi momenti della propria quotidianità. Perdite che crescono sensibilmente nel momento in cui si verificano degli imprevisti, come ad esempio quando un documento non è più dove ci si aspetta che sia o ancor peggio non è più leggibile.

La situazione diventa ancor più grave se questi disguidi coinvolgono dati personali perché, spostando il problema nell’area di competenza della normativa sulla privacy, notoriamente molto severa verso chi non adotta adeguate soluzioni per la conservazione dei dati, espone alla possibilità di incorrere in pesanti sanzioni.

PASSARE ALL’ARCHIVIO DIGITALE

Nella pratica, cosa si può fare per cambiare il modo di gestire il proprio archivio?

Innanzitutto c’è da dire che quello della digitalizzazione degli archivi è un percorso che non necessita obbligatoriamente di un’immediata e totale trasformazione. Con un’attenta progettazione è possibile effettuare una migrazione graduale, diluendo così i costi e favorendo una progressiva assimilazione delle nuove procedure da parte del personale addetto.

Un approccio pragmatico potrebbe essere il seguente:

determinare quali tipologie di documenti sono presenti nell’archivio;
capire quali di queste devono per forza rimanere cartacee (ad esempio quelle che devono essere condivise con utenti esterni che non hanno ancora cominciato un processo di digitalizzazione) e quali invece possono essere digitalizzate;
stabilire, per i documenti digitalizzabili, se il pregresso può rimanere cartaceo o se deve invece essere dematerializzato;
scegliere la tipologia di archivio digitale da adottare in base alle necessità della propria struttura, che possono essere ad esempio:
– l’accesso ai dati in mobilità;
– l’accesso in base a privilegi specifici;
– la condivisione con clienti/dipendenti/collaboratori;
– la necessità di specifici requisiti di sicurezza;
– l’interoperabilità con altri sistemi informatici.

IL SOFTWARE PER LA GESTIONE DEI DATI PERSONALI DIGITALIZZATI

Una volta presa la decisione di avviare un processo di digitalizzazione dell’archivio, è necessario scegliere uno strumento software per l’organizzazione efficiente dei documenti.

In particolar modo, se vengono trattati dati personali, è opportuno che lo strumento selezionato sia progettato secondo i principi della privacy by design, come indicato dalla normativa sulla privacy. In particolare dovrebbe agevolare il rispetto dei principi espressi nell’art. 5 del GDPR ovvero:

principio della liceità, correttezza e trasparenza;
principio della limitazione della finalità;
principio della minimizzazione;
principio dell’esattezza;
principio della limitazione della conservazione;
principio dell’integrità e della riservatezza.

E’ importante scegliere un prodotto software che abbia le seguenti caratteristiche:

facilità nell’applicare le regole per la conservazione descritte nell’informativa privacy;
possibilità di organizzare i documenti in modo da evitare duplicati, qualora debbano essere utilizzati per molteplici finalità;
gestione dell’archivio tramite pseudonimizzazione;
facilità nella ricerca dei documenti all’interno dell’archivio;
un sistema di backup automatizzato;
un sistema di sicurezza basato su password e fattori di autenticazione multipli.

In base all’utilizzo che viene fatto dei documenti, possono essere utili anche le seguenti funzioni:

possibilità di accedere i documenti condivisi dai clienti;
possibilità di inviare i propri documenti ai clienti;
possibilità di accesso anche in mobilità.

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