La privacy per tutti. Consapevole, facile, sicura.
raccoglitore curriculum vitae

Curriculum Vitae e privacy

Come gestire correttamente la raccolta dei curriculum vitae

Il GDPR tocca molti aspetti dell’attività aziendale, tra cui anche la ricerca del personale.

Nei curriculum vitae sono infatti presenti informazioni – come il nome, cognome, indirizzo, numero di telefono, foto e altro – che consentendo l’identificazione univoca di un soggetto. Per la loro natura strettamente personale, questi dati vanno trattati secondo quanto previsto dalla Normativa per la tutela dei dati personali. 

INFORMATIVA PRIVACY

L’azienda che raccoglie curriculum con lo scopo di valutare dei candidati deve fornire agli interessati un’informativa che illustri – in modo chiaro e conciso – gli scopi, i tempi e le modalità di trattamento dei dati raccolti. 

Il momento in cui l’azienda deve fornire tale informativa cambia a seconda se il curriculum vitae sia stato ricevuto in risposta a una specifica ricerca di personale (recruiting attivo) o in seguito all’invio di una candidatura spontanea (recruiting passivo). A prescindere, è prassi che l’informativa venga resa disponibile e facilmente accessibile, sul sito web aziendale.

Ricerca attiva di personale 

Se il datore di lavoro (o il recruiter per suo conto) pubblica un annuncio per segnalare una posizione aperta oppure predispone una sezione “Lavora con Noi” sul sito aziendale, deve sempre permettere ai candidati di accedere all’informativa privacy. 

Candidature spontanee

In virtù dell’art. 13, comma 5-bis del Codice Privacy, l’azienda che riceve un curriculum vitae inviato spontaneamente dal candidato non è tenuta a fornire alcuna informativa privacy al mittente. L’obbligo scatta solamente nel momento in cui la candidatura viene presa in considerazione. L’informativa privacy deve essere presentata all’interessato, anche solo in forma verbale, in occasione del primo contatto. É comunque consigliabile che l’informativa sia presentata in forma scritta, così da poter dimostrare all’occorrenza di aver adempiuto all’obbligo previsto dalla normativa.

Per le finalità di valutazione dei curricula, il consenso non è mai richiesto (Codice Privacy art. 24 comma 1 let. i-bis), nemmeno nel caso in cui il CV contenga dati sensibili (Codice Privacy art.26 comma 3 let. b-bis).

AUTORIZZAZIONE AL TRATTAMENTO DEI DATI 

Già dal 2011, con il Decreto Legge n.70 del 13 maggio, non è più obbligatorio inserire in calce al curriculum l’autorizzazione al trattamento dei dati. È dunque scorretto da parte di un’azienda pretendere che sia presente per accogliere la candidatura: il candidato può scegliere liberamente se inserirla o meno. 

L’autorizzazione al trattamento dei dati è, di fatto, da considerarsi implicito nella risposta all’annuncio/compilazione del form o nell’invio spontaneo del curriculum. 

CONSULTAZIONE DEI CV IN AZIENDA 

È comprensibile che un datore di lavoro voglia sapere quanto più possibile su un candidato prima di incontrarlo di persona, questa necessità però si scontra con i diritti del candidato/interessato. 

Dal punto di vista della riservatezza, al primo giro di selezione gli esaminatori non dovrebbero accedere alle generalità e ai dati personali contenuti nei curriculum. Queste informazioni dovrebbero rimanere confinate nel reparto risorse umane ed essere divulgate ai selezionatori solamente dopo che sono state espresse delle preferenze, a cui poi seguiranno gli opportuni colloqui di approfondimento. 

Anche gli appunti presi dagli esaminatori duranti i colloqui (sia in forma cartacea che digitale), in quanto informazioni riferite a una specifica persona fisica, sono da considerarsi a tutti gli effetti dati personali. 

CONSERVAZIONE DEI CV 

La decisione su quanto tempo conservare i curricula grava sull’azienda, che deve fare un bilancio tra i possibili rischi per gli interessati e l’esigenza di mantenere un archivio da cui poter attingere all’occorrenza.  

Il Garante Privacy ha tuttavia stabilito che il tempo di conservazione deve essere breve. È dunque consigliato non superare l’anno di conservazione e al termine di tale periodo procedere con la cancellazione dei dati. Uno dei motivi alla base di questa indicazione è che un dopo dodici mesi le informazioni contenute nel CV potrebbero essere obsolete, pertanto, in base al principio di esattezza, dovrebbero essere rettificate o rimosse.

Se si decide di conservare i curriculum per periodi di tempo più lunghi, in caso di ispezione andranno spiegate le logiche che hanno determinato tali scelte. 

COSA PUO’ FARE PERSONAL DOX  

Grazie ai Dox, il nostro sistema innovativo per l’organizzazione dei documenti, è possibile decidere la durata di conservazione di un curriculum. Raggiunto il temine stabilito, se non vi è alcun desiderio di prolungare la conservazione, il documento cesserà automaticamente di essere visibile all’interno dell’archivio aziendale. Grazie a questa gestione intelligente, la conservazione dei curriculum vitae raccolti sarà costantemente conforme al GDPR.

👉 Se vuoi saperne di più, visita la pagina di PersonalDOX

Approfondimenti

Condividi:

Facebook
LinkedIn

Articoli collegati

Taggato