Cos'è PersonalDOX
E’ una piattaforma software in cloud, nata per archiviare in modo ordinato ed efficiente documenti e dati personali.
Progettata secondo i principi della “privacy by design e by default”, consente di conservare e condividere i dati in conformità alla normativa GDPR.
A chi può essere utile
Professionista / azienda
Utente privato
Consulente privacy / DPO
Come funziona
- In PersonalDOX sia l’azienda/professionista che l’utente privato possono creare documenti di testo o caricare files nello spazio a loro riservato.
- I due soggetti possono interagire tra di loro solo dopo che l’utente privato ha preso visione dell’informativa privacy. La piattaforma assolve a quest’obbligo automaticamente e storicizza gli eventuali consensi rilasciati.
- I dati e i documenti possono essere condivisi dai loro proprietari solamente creando apposite autorizzazioni.
- La piattaforma mette a disposizione dell’azienda/professionista e dell’eventuale consulente privacy/DPO, strumenti che consentono di progettare l’impianto privacy.
- Grazie a questi strumenti è possibile assolvere con maggiore facilità ad alcuni degli adempimenti più importanti previsti dal GDPR quali la minimizzazione, la trasparenza e il rispetto dei tempi di conservazione. L’impianto privacy, oltre che essere predisposto a livello documentale, diventa anche operativo consentendo una gestione semplificata dell’archivio.
Vantaggi per i professionisti e le aziende
Gestione automatizzata dell’informativa privacy
L’interazione con gli utenti è subordinata all’accettazione dell’informativa privacy. PersonalDOX si occupa di verificare che l’utente ne abbia preso visione e fornito gli eventuali consensi, anche in caso di revisione del documento.
Un archivio ben organizzato
Grazie al Dox, un sistema innovativo per l’organizzazione dei documenti, ogni informazione è facilmente rintracciabile all’interno dell’archivio.
I dati dei propri utenti sempre a disposizione
I dati dei propri utenti sono accessibili anche in mobilità, favorendo così un servizio migliore.
Manutenzione degli archivi semplificata
La normativa sulla privacy impone una manutenzione periodica degli archivi affinché vengano conservati soltanto i dati minimi necessari per il raggiungimento delle finalità previste. PersonalDOX semplifica molte procedure consentendo un significativo risparmio di tempo.
Un canale sicuro per la condivisione di dati e documenti
I dati e i documenti possono essere inviati e ricevuti all’interno del perimetro di sicurezza della piattaforma evitando così l’utilizzo di mail o altri strumenti esterni di messaggistica, nei quali solitamente permane una copia dei dati.
Conservazione sicura
Tutti i dati vengono pseudonimizzati e custoditi negli archivi di PersonalDOX utilizzando le più moderne tecniche di sicurezza informatica.
Massima tutela della privacy
PersonalDOX è stato progettato secondo il principio della “privacy by design” pertanto la gestione di dati e documenti aderisce scrupolosamente alla vigente normativa GDPR.
Un valido supporto al consulente per la privacy
Gli strumenti di PersonalDOX per la progettazione dell’impianto privacy possono essere utilizzati anche dall’eventuale esperto privacy o DPO incaricato.
FAQ professionisti e aziende
Puoi comunque censirlo nella tua anagrafica personale, sarà visibile solo a te. Per lui puoi creare e archiviare nuovi documenti ma non glieli puoi consegnare attraverso la piattaforma, né lui può condividerne con te. Se in futuro il tuo utente si iscriverà a PersonalDOX e prenderà visione della tua informativa, potrai agganciarlo a quella già inserita da te recuperando così tutto lo storico dell’archivio.
Dovrai sottoporre loro l’informativa nel modo tradizionale, ad esempio utilizzando un modulo cartaceo. Potrai poi tracciare manualmente gli eventuali consensi nella piattaforma.
No, le finalità del trattamento dei dati devono essere decise da te, PersonalDOX ti fornisce degli strumenti che ti aiutano a preparare l’informativa. Quando l’avrai pubblicata, verrà presentata a tutti gli utenti che entreranno in contatto con te attraverso la piattaforma.
Certamente, con PersonalDOX è possibile attivare più profili contemporaneamente. Se sei già iscritto come Operatore, ti basta accedere con le credenziali già in tuo possesso e attivare un nuovo profilo Utente.
Vantaggi per gli utenti privati
Tutti i documenti in un unico luogo
Previene la dispersione di informazioni tra gli archivi gestiti da professionisti, strutture ed enti pubblici.
Tutto l’archivio sempre a portata di mano
Si può accedere alle funzionalità della piattaforma sempre e ovunque grazie alle app disponibili per dispositivi fissi e mobile.
Archiviazione efficiente
I Dox sono lo strumento innovativo che usiamo per associare i documenti a più contenitori. Flessibili come i tag e organizzabili come le cartelle, consentono di superare i limiti dei tradizionali sistemi di archiviazione.
Condivisione sicura
I documenti possono essere condivisi con i professionisti di fiducia per il tempo desiderato. Ogni attività svolta sui propri dati viene tracciata dettagliatamente.
Conservazione sicura
Tutti i dati vengono pseudonimizzati e custoditi negli archivi di PersonalDOX utilizzando le più moderne tecniche di sicurezza informatica.
Massima tutela della privacy
PersonalDOX è stato progettato secondo il principio della “privacy by design” pertanto la gestione di dati e documenti aderisce scrupolosamente alla vigente normativa GDPR. Le azioni effettuate sui documenti sono tracciate nella cronologia degli eventi.
FAQ utente privato
I dati anagrafici vengono utilizzati da PersonalDOX solamente per gestire la tua iscrizione al servizio. I dati sensibili vengono conservati e messi a disposizione esclusivamente degli operatori che tu hai autorizzato. Il nostro staff non può accedere ai tuoi dati sensibili.
Come richiesto dalla normativa sulla privacy, puoi scaricare in qualsiasi momento tutto o anche solo una parte del tuo archivio. I documenti che hai caricato saranno identici a quando sono stati inseriti nella piattaforma. I documenti che hai creato con l’editor di PersonalDOX verranno scaricati in formato PDF.
I tuoi dati verranno cancellati dai nostri archivi. Trattandosi di un’operazione irreversibile, prima di chiudere l’intero account o anche il solo profilo utente, ti consigliamo di scaricare l’archivio completo.
Certamente, con PersonalDOX è possibile attivare più profili contemporaneamente. Se sei già iscritto come Utente, ti basta accedere con le credenziali già in tuo possesso e attivare un nuovo profilo Operatore.
Vantaggi per i consulenti privacy e DPO
Progettazione dei trattamenti
PersonalDOX dispone di un’area per la progettazione dei trattamenti.
Ogni trattamento, in base alle configurazioni, influenza la visibilità dei dati e la conservazione dei documenti facilitando il rispetto del principio di minimizzazione e dei criteri di conservazione.
Strumenti per la gestione dell’informativa privacy
L’informativa privacy può essere costruita e aggiornata nel tempo. Le variazioni sono notificate agli utenti e gli eventuali consensi vengono storicizzati. In questo modo sono osservati i principi di trasparenza e accessibilità.
Tracciamento delle operazione effettuate sull’impianto privacy
Tutte le modifiche apportate all’impianto privacy sono documentate in una cronologia dettagliata e associate alla persona che le ha effettuate.
Trasparenza delle operazioni
Le operazioni svolte dai titolari del trattamento e dagli interessati in merito ai documenti e alle autorizzazioni concesse, sono tracciate accuratamente nella cronologia degli eventi.
FAQ utente privato
L’organizzazione alla quale fornisci la tua consulenza ti deve invitare, all’interno di PersonalDOX, a diventare un suo collaboratore. Dopo aver accettato l’invito, il tuo nuovo profilo collaboratore potrà essere autorizzato ad accedere all’impianto privacy. A questo punto ti basterà selezionare il profilo corrispondente all’azienda per la quale vuoi operare.
No. Dato che disponi di un tuo profilo collaboratore, puoi accedere all’impianto privacy del cliente direttamente dal tuo dispositivo e in qualunque momento.
Per utilizzare il servizio scarica l'app
(Prossimamente sarà disponibile anche l’applicazione web, compatibile con tutti i browser e tutti i dispositivi)
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Nell’ambiente dimostrativo puoi provare tutte le funzioni del servizio utilizzando un account fittizio che ti forniamo noi.
Ci puoi caricare solo dati e documenti di prova, che non si riferiscano a persone reali.
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